こんにちは。ディーアイエスサービス＆ソリューション株式会社でシスココラボレーション製品の担当エンジニアをしております斎藤です。

前回に引き続き、新しいWebex Events（新Events）のご紹介をさせていただきます。今回は、実際に新Eventsを使ったウェビナーのスケジュールと開催、参加の手順を確認してみたいと思います。もし個人でWebex Eventsのリハーサルをしたいという方がいらっしゃいましたら、手順参考にしていただければと思います。最後まで是非ご覧ください。

新Eventsのスケジュールに必要な事前準備
まず準備物として、PCを２台、スマートフォンを１台用意します。PC１台はWebex Events開催用（主催者用）に使用し、もう１台のPCとスマートフォンはWebex Events参加用（出席者用）に使用します。実際のウェビナーでも、参加者に見えている画面や挙動の確認で、複数PCを用いる場合も多いので、検証・リハーサル時にも複数PCを用意しておいた方がよいかと思います。また主催者用PCと参加者用スマホには、「Webex Meetings デスクトップアプリ」のインストールが必要になります。各種ダウンロードサイトから事前にインストールをお願いします。なお、参加者用PCには、アプリインストールは必須ではありません。Webexを使われていない参加者も多くいらっしゃるかと思いますので、検証・リハーサルの意味では逆にインストールしていない状態の方が望ましいかなと思います。
次に新Eventsを利用するにあたって、サイトのバージョンと自身のアカウントにライセンスが割り当たっているかを確認します。サイトのバージョン情報は、Webブラウザから組織のミーティングサイト(xxx.webex.com)にアクセスし、左メニューにある「ダウンロード」をクリック後に表示されるページで確認できます。新Eventsは、バージョン41.4以降から利用可能になっています。
バージョンに問題がなければ、そのままサイトにサインインし、Webex Eventsのライセンスが割り当たっていることを確認します。Webex Eventsのライセンスが割り当たっている場合、ホーム画面左下に「Webex Events（クラシック）」が表示され、「スケジュールする」タブにカーソルを合わせると「イベントをスケジュール」が表示されます。
バージョンが古い、ライセンスが割り当たっていない、という状態では新Eventsを利用することはできません。その場合、Control Hubにて設定が必要になりますので、貴社のIT管理者にお問い合わせください。上記の確認が取れましたら、新Eventsのスケジュールに移ります。

新Webex Eventsをスケジュール・開催する
新Eventsのスケジュールは、「ミーティングをスケジュール」タブの「イベントをスケジュール」から行います。イベントをスケジュールをクリック後は、モダンビューのスケジュールが表示されますので、「議題」入力と「日時」設定を行います。「パスワード」に関しては、特定の操作をしない場合は基本的に利用しません（招待メールURLにパスワード情報も含まれている）ので、特にデフォルト値から変更をする必要はありません。
もし複数ユーザでイベント運営を想定される場合は「パネリスト」部分に他のユーザのメールアドレスを入力します。パネリスト参加時には「パネリストパスワード」の入力が必要になりますので、その際は分かりやすいものに変更してもいいかと思います。

あとは「スケジュールする」をクリックすれば、基本的なウェビナースケジュールは完了です。とても簡単ですね！スケジュールが完了しますと、主催者宛てに（パネリストを追加していればパネリストにも）「イベント開始メール」が送付されます。また主催者には、もう一通「（転送用）招待メール」が送付されますので、参加者にはこちらのメール（もしくはメール内容）を転送します。
今回は基本的なスケジュール手順の紹介となりますが、登録制にしたい場合には、「詳細設定を表示する」の「スケジュールオプション」から、「登録」を有効にすることで登録制にすることができます。登録フォームはかなりカスタマイズができる仕様になっているので、今回の内容では割愛し、別の回でご紹介します。

以上でスケジュールは完了です。次にイベント開催の手順を紹介します。

新Webex Eventsを開催する
イベントの開催には、招待メールの「イベント開始」のリンクをクリックします。イベントは開催されていない状態では参加者が参加できません（イベントは開催されていませんという画面が表示されます）ので、開催時刻前には確実に開催するようにしましょう。

開催手順は非常にシンプルで、まずイベント開始メールの「イベントを開始」をクリックします。クリックしますと、イベント開始ページにリダイレクトされ、Webex Meetings デスクトップアプリが自動的に起動します。
その後は、プレビュー画面の「イベント開始」をクリックすればイベント開催完了です。
これで参加者の方はイベントに参加できるようになりました。最後にイベント参加手順についてご紹介します。

新Webex Eventsに参加する
・PC（Webex Meetingsアプリインストール無し）の場合
まずPCから参加手順を確認します。今回はWebex Meetings アプリのインストールがされていないPCにおける手順を見ていきたいと思います。

イベントの開催には、招待メールの「イベント開始」のリンクをクリックします。主催者同様にWebこちらもイベント参加ページにリダイレクトされます。Webex Meetingsアプリがインストールされていれば自動的にアプリが起動しますが、インストールされていない為、インストール画面が表示されます。自動的に「webex.exe」がダウンロードされますが、今回はインストールせずにブラウザから参加しますので、「ブラウザから?」をクリックします。そうすることで、参加者情報の入力ページが表示されます。
ちなみに、こちらでインストールされるアプリは、Webex Meetings用のアプリケーションで、ビジネスチャットツールとして使えるWebexアプリとは別物になりますのでご注意ください。
Webexアプリのダウンロードはこちら

参加者情報の入力画面では、「名前」「メールアドレス」の入力が必須になります。これらを入力後、「ゲストとして参加」をクリックすることで、その後はブラウザ上でWebexアプリを利用する場合と同様の手順でプレビュー画面からイベントに参加することができます。
以上でPC（Webex Meetingsアプリインストール無し）からのイベント参加は完了です。アプリをインストールしていない場合は、少々参加までのステップが増えます。またブラウザの場合は、ブラウザの音声接続の許可が必要になる場合がありますのでご注意いただければと思います。なおWebexアプリをインストールしておけば全て自動起動で手順が簡単になりますので、特に参加者に不都合がなければインストールしていただいた方がよろしいかと思います。

・スマホ（Webex Meetingsアプリインストール済み）の場合
次にスマートフォンからの参加手順を紹介します。Androidを使用しますが、iPhoneでも同様の動作となります。スマートフォンの場合、ブラウザから参加ができませんので、Webex Meetingsアプリを事前にインストールしておきましょう。ちなみに、スマホ版もWebexアプリとWebex Meetingsアプリの２種類があり、MeetingsやEventsに参加する為に必要なアプリは「Webex Meetingsアプリ」になりますのでご注意ください。
インストールが終わっていれば、スマートフォンからの参加も非常にシンプルです。招待メールの「イベントに参加」をタップしますと自動的にアプリが起動し、名前とメールアドレスを入力いただくことで、すぐにイベントに参加できます。
主催者画面では、参加者欄から参加者（PC、スマホ）がイベントに参加してきたことが確認できます。
いかがでしたでしょうか。新Eventsでは、簡単にウェビナーの開催・参加が可能です。「開催・参加がシンプル」というのはセールスポイントの一つですので、本内容をぜひEvents提案に活かしていただければと思います。
今回は以上となります。最後までご覧いただきありがとうございました。