こんにちは。ディーアイエスサービス＆ソリューション株式会社でシスココラボレーション製品の担当エンジニアをしております斎藤です。

 

前回、Webex Webinarsの出席者の登録やレポート取得方法についてご紹介させていただきました。その中で、招待メールを一斉に送信する方法についてもご紹介させていただきましたが、Webex Webinarsでは招待メール含む全ての通知メールをカスタイマイズすることが可能です。そこで、今回は招待メールのカスタマイズ方法とリマインダ機能についてご紹介したいと思います。最後まで是非ご覧ください。

 

通知メールのカスタマイズ

先日「Webexで参加者にリマインダを送ることはできますか？」と問い合わせを受けました。WebexMeetingsでは主催者のみリマインダを受け取ることができる仕様なのですが、Webinarsであれば出席者に対してもリマインダを送付することが可能です。また、WebinarsではWebex（システム）から送られるメール（招待メールやリマインダメール）をいつでも簡単に編集（カスタマイズ）することができます。

 

これがかなりの優れもので、下記12タイミングのメールを編集することができます。

・招待時

１．出席者向けのウェビナー招待メール

２．パネリスト向けのウェビナー招待メール

３．進行中のウェビナー招待メール

４．ウェビナー情報カレンダーメール

 

・更新時

５．ウェビナー更新情報通知メール

 

・リマインダ時（デフォルトオフ）

６．パネリストへのリマインダ

７．出席者への最初のリマインダ

８．出席者への２回目のリマインダ

 

・フォローアップ時

９．出席していただきありがとうございます

１０．欠席者へのフォローアップ

１１．パネリストリストから削除

１２．ウェビナーのキャンセル

 

それでは早速、Webinarsでのメールカスタマイズをしてみたいと思います。メールカスタマイズはスケジュール済みのWebinars画面から、メールメッセージの「メールテンプレートをカスタマイズ」をクリックします。

 

こちらでウェビナー用メールテンプレートをカスタイマイズする画面が表示されます。こちらのページからお分かりいただける通り、各メールでカスタマイズできることがお分かりいただけるかと思います。試しに出席者向けのウェビナーの招待テンプレートを編集してみたいと思います。編集する場合は、「テンプレートを編集」をクリックします。

 

するとこのような画面が表示されます。コードがたくさん表示されて取っ付きにくいかもしれませんが、こちらの画面で本文をWord編集のように編集いただければOKです。試しに本文にタイトルとアジェンダを入れてみるとこんな感じになります。

 

Webinarsであれば返信元メールアドレスや件名も編集できる点もカスタマイズの特長です。システムから送信されるメールを編集できるのは他のWeb会議サービスにも無い機能かと思います。編集が終わりましたら最後に「保存」をクリックし、編集は完了です。編集したテンプレートは「カスタムテンプレート」と呼ばれる、このウェビナーでのみで利用できる新規テンプレートとして保存されますので、既存テンプレートや他ウェビナーのテンプレートに影響を与えることはありません。

 

他にもWebinarsではリマインダの送信設定とカスタマイズも可能になっています。デフォルトではオフになっていますが、リマインダの「リマインダを有効にする」をオンするだけでリマインダメール送信できます。

 

また、開催日前かつ設定日以降の日時であればいつでも送信タイミングを設定することが可能です。さらに２回までリマインダ設定が可能で、開催の２週間前、１週間前とリマインダをカスタマイズできますので、例えばスケジュール段階でアジェンダが確定していない場合でも、リマインダメールでアジェンダを編集して出席者に後で告知する、といったサプライズも演出が可能になります。

 

リマインダ同様に、出席者へのお礼メールもシステムから簡単に送信設定が可能です。デフォルトではオフになっているのですが、有効にしていただき、例えば本文に問い合わせ先情報やキャンペーン情報を記載いただくと、単発のウェビナーで終わらず次のアクションを取りやすくなるかと思います。

 

また今回は基本的な招待メールのカスタマイズ方法をお伝えしましたが、編集はHTMLでも可能です。HTMLに精通されている方であれば、かなり凝ったデザインも可能かと思いますので、そのような方がいらっしゃいましたら是非一度お試しいただければと思います。

 

いかがでしたでしょうか。Webinarsでは、これまで出来なかった招待メールのカスタマイズやリマインダ設定などメール関連の細かい設定が可能になっています。このあたりの仕様はWebinarsの特長になる部分になりますので、Webinarsのご提案時に是非カスタマイズ性についてもご紹介いただければと思います。

 

今回は以上とさせていただきます。最後までご覧いただきありがとうございました。引き続きよろしくお願い致します。