こんにちは。ディーアイエスサービス＆ソリューション株式会社でシスココラボレーション製品の担当エンジニアをしております斎藤です。

 

前回、Webex Webinarsに新たに搭載された「アンケート機能」についてご紹介させていただきました。アンケート機能に次いで問い合わせが多いのが、出席者の登録やレポート取得など「出席者関連」の問い合わせになります。そこで、今回は事前の出席者登録方法とレポート取得方法についてご紹介したいと思います。最後まで是非ご覧ください。

 

ウェビナー開催前の出席者登録と招待メール送信

ウェビナーをスケジュールされる際、「出席者リストを作成し、一斉に招待メールを送付したい」という場合があるかと思います。そういった場合には、Webinars上で事前に出席者を登録しておくと便利です。従来のWebex Events（クラシック）では、出席者リストの編集をスケジュール時に行う必要があり、後からの編集も少々複雑だったのですが、Webinarsではスケジュール時に出席者を登録する必要がなく、スケジュール後にいつでも簡単に出席者リストの編集が行えます。それでは早速、Webinarsでの出席者登録をしてみたいと思います。

 

まず「カレンダー」から出席者登録するウェビナーを選択します。ウェビナーページが表示されたら、右下「出席者」の項目の「編集」をクリックします。

 

そうしますと出席者登録ページが表示されます。出席者の登録は「一件ずつ手動登録」もしくは「csvファイルを使用した一括登録」が可能です。手動で登録する場合は、「出席者を追加」をクリックします。出席者情報を入力する画面が表示されるので、最低限「名前」と「メールアドレス」を入力し、「保存」をクリックします。

 

この時、「出席者を追加してから招待メールを送信」をチェックして保存してしまうと、保存後すぐに当該出席者に招待メールが送付されてしまいますので、一斉送信を検討されている場合は、チェックしないよう注意いただければと思います。

 

次にCSVファイルを使用した一括登録の手順をご紹介します。一括登録をされる場合は「出席者をインポート」をクリックします。表示される画面「CSV形式のテンプレートをダウンロード」から「template.csv」がダウンロード可能です。

 

CSVファイル内を編集します。最低限、A列「名前」、B列「メールアドレス」を入力いただければ問題ありません。CSVファイルの編集が終わりましたら、インポートページからインポートします。この時、「インポート完了後に招待メールを送信」のチェックは外すようにしましょう。ファイルをアップロードした時点で登録が完了してしまう為、その瞬間に招待メールが送信されてしまいます。一斉送信を想定される場合はアップロード前に必ずチェックを外すようご注意いただければと思います。

 

以上で、出席者の登録は完了です。出席者への招待メール送信は、同ページ右上の「招待状を送信」から行います。こちらで送信先を指定し、「送信」をクリックすることで招待メールを送信することができます。この時、「あれ？一回送ったかな？」と不安な場合は「以前に招待状を受け取っていない参加者のみ」を選択すれば重複せずに送信も可能ですし、「メール送信ログ」をクリックすれば誰宛てにいつ送信したのかを確認することも可能です。

ウェビナー開催前の出席者登録と招待メール送信手順は以上です。次にウェビナー終了後の出席者レポート取得手順についてご紹介します。

 

ウェビナー終了後の出席者レポート取得手順

出席者レポートを取得されたい場合は、ウェビナー終了後、主催者アカウントにてcsv形式の出席者レポートを取得可能です。出席者レポートでは、出席者の「名前」「メール」「接続時間」「接続媒体」などを確認いただけます。出席者レポートの取得方法は、Webexミーティングサイト（[貴社ドメイン].webex.com）の「カレンダー」から「完了」タブをクリックし、出席者レポートを取得したいウェビナーを選択します。こちらの「出席レポートをエクスポート」をクリックいただくとcsv形式の出席者レポートをダウンロードすることができます。

 

なお、出席者レポートはあくまで当日出席された方のみが記録されたレポートになります。事前に登録していた出席者全員を確認する場合は、「Webinars」＞期間を過去の日付に設定、から過去のウェビナーページにアクセスできますので、そちらの出席者ページから登録していた出席者全員を確認いただけます。また出席者レポートを取得できるのは会議の主催者（スケジュールした方）のみになります。共同主催者の方は出席者レポートを取得いただけませんので予めご注意いただければと思います。

 

いかがでしたでしょうか。ウェビナーでは、出席者を一括して登録、一斉招待メール送信などをされたい場合が多いかと思いますので、今回ご紹介した内容をご参照いただければと思います。またWebexヘルプセンターにも記事がございますので、こちらも合わせてご参照いただければと思います。

・ミーティングとウェビナーのホスト レポートを生成する

 

なお、今回は主催者主導で出席者を登録する手順をご紹介させていただきましたが、登録制の設定をすることで出席者主導の登録をさせることも可能です。そちらについては過去のブログでご紹介しておりますので、こちらの記事をご確認いただければと思います。

・Collaboration 第65回 「新しいWebex Eventsのご紹介　その４~新Eventsの登録制（承認制）設定手順~」

・Collaboration 第66回 「新しいWebex Eventsのご紹介　その５~登録フォームをおしゃれにカスタマイズ：ブランディング設定~」

 

今回は以上とさせていただきます。最後までご覧いただきありがとうございました。引き続きよろしくお願い致します。