こんにちは。ディーアイエスサービス＆ソリューション株式会社でシスココラボレーション製品の担当エンジニアをしております斎藤です。

 

前回、Webex Webinarsのメールカスタマイズについてご紹介させていただきました。参加者にウェビナーを案内するに辺り、事前にウェビナー資料を配布したい、という要望があるかと思います。Webex Webinarsでは、ウェビナーページに事前に資料をアップロードし、参加者に対して配布することが可能です。今回はウェビナー資料をアップロード方法についてご紹介したいと思います。最後まで是非ご覧ください。

 

ウェビナーの資料アップロード

WebexWebinarsでは、ウェビナーページに事前に資料をアップロードすることが可能です。資料をアップロードしておくことで、参加者は当日の資料を事前に確認できたり、チラシや動画などを見てキャンペーン情報を確認できたり、と参加者により充実したウェビナー体験を提供することが可能になります。

 

それでは早速、ウェビナーの資料アップロード方法をご紹介したいと思います。

ウェビナー資料のアップロードは、スケジュール済みのWebinars画面から、ウェビナー資料の「編集」から行います。

 

クリックすると、「ウェビナー資料を追加」ウインドウが表示されます。こちらの「ファイルを選択」から資料をアップロードし、完了したら「OK」をクリックします。

もし、資料の説明文や資料の補足情報を入力したい場合は、「詳細」欄をクリックすることでテキスト入力が可能です。こちらは必須ではありませんので、特に補足無い場合には入力せずに「OK」クリックいただいて問題ありません。

 

ウェビナー資料欄にファイルが確認できればアップロードは完了です。

 

ちなみに、アップロードできるファイルには次のような制限があります。

・ファイル形式：        Word / Excel / PowerPoint / .pdf / .csv /.txt / .jpg / .png / .gif / .svg / .mp4 / .mov

・１ファイル容量：     20MB

・ファイル数：            20ファイルまで/ウェビナー

 

動画ファイル（mp4）などは容量が大きくなりがちですので、アップロード時は十分ご注意ください。アップロードできる動画ファイルサイズの目安で言いますと、解像度にもよりますが、5分程度の動画が20MBの限界だと思います。

 

ここまで、主催者目線で資料のアップロード方法についてご紹介してきました。今度は、参加者目線で資料の見え方やダウンロード方法についてご紹介していきたいと思います。

 

ウェビナーの資料ダウンロード

参加者は招待メールからウェビナーページにアクセスし、事前に資料を確認することができます。

資料がアップロードされたウェビナーの招待メールには「ウェビナー資料のダウンロードとプレビュー」というウェビナーページへのリンクが挿入されています。こちらをクリックします。

 

クリックすると、ウェビナーページにリダイレクトされます。アクセス時、パスワードを求められる場合は、招待メールに記載されているウェビナーパスワードを入力します。アクセスすると、ページ下部にウェビナー資料の項目がありますので、そちらの「X個のファイルをアップロードしました」をクリックします。

 

クリックすると、アップロードしたファイル名とサイズ、詳細が表示されます。ファイル名をクリックしますと、そのファイルをダウンロードしていただけます。

 

ウェビナー資料のダウンロード手順は以上になります。

 

ちなみに、資料アップロードされたウェビナーページにアクセスするリンクは、あくまで参加者・パネリストへの招待メールにのみ記載されています。つまり、主催者に送られてくるスケジュール完了メールにはリンク記載されておりませんので、参加者目線でページを確認されたい（リンクを確認したい）場合は、参加者への招待メールをご確認いただければと思います。

（出席者への招待手順は、前々回ブログをご参照ください。）

 

なお、資料アップロードされたウェビナーページは、ウェビナー終了後もアクセスが可能です。ミーティングサイト上「Webinars」＞「マイウェビナー」からウェビナーが削除されない限り、最大180日間公開されておりますので、終了後に資料配布を案内されたい場合は、改めてウェビナーページリンクをご案内いただければと思います。

 

その他、セキュリティに厳しいお客様から「ウェビナー資料は誰でもアクセスできる状態なのか」という問い合わせをいただくことがありますが、先にご紹介させていただいた通り、もしリンクが分かったとしてもパスワードが分からないと資料がアップロードされたページにはアクセスできない仕様になっています。従いまして、第三者から勝手に資料をダウンロードされるということはほとんど無いかと思います。

 

また、「資料をダウンロードした参加者のリストをほしい」というご要望があるかもしれません。こちらは残念ながら現時点では確認する方法はございません。確実に資料を送付しておきたい、という場合には、メール等で個別にお送りいただくか、もしくはセミナー中に資料アップロードページをご案内いただく等の対応が必要になりますのでご注意いただければと思います。

 

いかがでしたでしょうか。本日ご紹介した内容はWebexヘルプセンター記事にも記載がありますので、こちらも合わせてご確認いただければと思います。

・ウェビナーの前にファイルをアップロードする

・ウェビナーの前にファイルをダウンロード

 

今回は以上とさせていただきます。最後までご覧いただきありがとうございました。引き続きよろしくお願い致します。